Personvernerklæring og informasjonskapsler

Oppsummering

Denne personvernerklæringen gjør rede for hvilke opplysninger vi samler inn om deg, hva vi bruker opplysningene til, og hvem vi gir opplysningene videre til. Den beskriver også hvilke rettigheter du har knyttet til opplysningene om deg, og hvem du kan kontakte for mer informasjon eller spørsmål.

Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med orgsec.no og ORGSEC er Bråten Innovation AS, Postboks 5218 Majorstuen, 0303 OSLO. ORGSEC er et merkenavn som eies av Bråten Innovation AS. Henvendelser om personvern sendes til post@orgsec.no.

Slik ivaretar vi personvernet

Personvern er en del av hvordan vi arbeider med sikkerhet. Vi vurderer risikoen for personvernet før vi tar i bruk nye løsninger eller behandlinger, og vi legger disse prinsippene til grunn:

• Åpenhet: du skal vite hvilke opplysninger vi behandler om deg, og hvorfor.
• Formålsbegrensning: opplysningene brukes bare til de formålene de ble samlet inn for.
• Dataminimering: vi samler ikke inn flere opplysninger enn vi trenger.
• Sletting: opplysningene slettes eller anonymiseres når vi ikke lenger trenger dem.
• Innebygd personvern: personvern ivaretas allerede når løsninger og tjenester utformes.
• Avtaler med leverandører: alle som behandler opplysninger på våre vegne, er bundet av databehandleravtaler.

Omfang

ORGSEC er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger. Denne erklæringen beskriver hvordan vi behandler personopplysninger som er innhentet gjennom nettstedet orgsec.no, gjennom kontaktskjemaet og gjennom ORGSEC-området for medlemmer.

I erklæringen kalles opplysningene om deg «personopplysninger». Med «behandling» mener vi innhenting, bruk, lagring, beskyttelse og sletting av slike opplysninger.

Lenker til tredjepart

Nettstedet kan ha lenker til nettsteder som drives av andre, og som ikke følger ORGSECs praksis for personvern. Når du går inn på et slikt nettsted, gjelder ikke lenger denne erklæringen. Vi anbefaler at du leser personvernerklæringen til det aktuelle nettstedet før du oppgir personopplysninger der.

Innhenting av personopplysninger

Når du bruker nettstedet, kan vi innhente opplysninger som navn, stillingstittel, virksomhet, adresse, e-postadresse og telefonnummer, enten direkte fra deg eller fra systemene vi bruker til å administrere kundeforhold og tilgang til ORGSEC-området.

Eksempler på hvordan du kan gi oss personopplysninger:

• når du tar kontakt med oss gjennom kontaktskjemaet;
• når du abonnerer på nyhetsbrev eller publikasjoner;
• når du svarer på undersøkelser eller melder deg på seminarer, kurs og øvelser;
• når du får tilgang til ORGSEC-området som medlem eller bruker;
• når du besøker nettstedet mens du er innlogget på et sosialt medium; og
• når du gir oss visittkort eller annen kontaktinformasjon.

Det er ikke vår hensikt å innhente særlige kategorier av personopplysninger gjennom nettstedet, som opplysninger om etnisk opprinnelse, politisk standpunkt, religiøst eller filosofisk livssyn, fagforeningsmedlemskap, helse, genetiske eller biometriske data, seksuelle forhold eller straffbare forhold. Vi ber deg derfor om ikke å oppgi slike opplysninger i kontaktskjemaet eller i henvendelser til oss.

Vi har som prinsipp å innhente bare de opplysningene som er nødvendige for å besvare henvendelsen eller levere tjenesten. Dersom du mener at vi har innhentet flere opplysninger om deg enn nødvendig, ber vi deg melde fra til oss.

Bruk av personopplysninger

Vi bruker personopplysningene til de formålene som er beskrevet i denne erklæringen, eller som går fram der opplysningene innhentes, blant annet:

• å besvare henvendelser og følge opp avtaler med virksomheten din;
• å administrere nettstedet og ORGSEC-området, blant annet å bekrefte identiteten din og hindre uautorisert tilgang;
• å levere programmer, kurs, trening og øvelser, og dokumentere gjennomføringen overfor virksomheten;
• å utvikle tjenestene våre og gjennomføre kvalitetssikring og risikostyring; og
• å sikre at vilkårene for bruk av tjenestene overholdes.

Vi selger ikke personopplysninger, og vi samler dem ikke inn for at andre skal bruke dem til markedsføring.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingen av personopplysningene dine kan bygge på ett eller flere av disse grunnlagene i personvernforordningen artikkel 6:

• at behandlingen er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale med deg eller virksomheten din (bokstav b);
• at behandlingen er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser vi er underlagt, for eksempel regnskapskrav (bokstav c);
• vår berettigede interesse i å levere informasjon og tjenester på en effektiv måte og drive virksomheten forsvarlig, så lenge dette ikke går foran dine rettigheter (bokstav f); og
• samtykke, der ingen av de andre grunnlagene gjelder, for eksempel for nyhetsbrev (bokstav a).

Sikring av personopplysninger

Vi har innført tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot tap, misbruk, endring og ødeleggelse. Bare personer med tjenstlig behov har tilgang til opplysningene, og de er underlagt taushetsplikt.

Trafikken mellom nettleseren din og orgsec.no er kryptert, og innloggede brukere logges automatisk ut etter en periode uten aktivitet.

Selv om vi setter i verk sikkerhetstiltak så snart vi har mottatt opplysningene, vil overføring av data over internett, også e-post, aldri være fullstendig sikker. Vi kan derfor ikke garantere sikkerheten for data som overføres til eller fra oss.

Når vi gjennomfører kartlegginger

I kartlegginger vi gjør på oppdrag for en virksomhet, er virksomheten behandlingsansvarlig og vi er databehandler. Da gjelder en egen databehandleravtale som regulerer formål, tilgang, lagringstid og sletting.

Svarene rapporteres samlet. Ingen enhet rapporteres med så få respondenter at enkeltpersoner kan gjenkjennes, og fritekstsvar gjengis bare når de kan gjengis uten å identifisere den som har svart.

Informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på datamaskinen eller mobilen din av nettsteder du besøker. De brukes hovedsakelig for at nettstedet skal fungere, eller fungere bedre, og for å gi informasjon til den som eier nettstedet.

Nødvendige informasjonskapsler. orgsec.no bruker informasjonskapsler som er nødvendige for at sidene, kontaktskjemaet og innloggingen skal fungere. Disse settes av Kajabi og krever ikke samtykke.

Vi bruker ikke Google Analytics, annonsepiksler eller andre verktøy for analyse og markedsføring som setter informasjonskapsler. Du får derfor ikke spørsmål om samtykke til informasjonskapsler når du besøker orgsec.no.

I ORGSEC-området lagrer vi, etter avtale med deg eller virksomheten din, hvem som har startet og gjennomført programmer, slik at gjennomføringen kan dokumenteres.

Du kan når som helst slette eller blokkere informasjonskapsler i innstillingene i nettleseren din. Blokkerer du nødvendige informasjonskapsler, kan innlogging og skjema slutte å virke.

Overføring av personopplysninger

Databehandlere. Nettstedet, kontaktskjemaet og innloggingen leveres på plattformen Kajabi, som er vår databehandler. Vi kan også bruke andre leverandører av tjenester som drift, lagring, sikkerhetskopiering og sikkerhet. Vi bruker bare leverandører som er forpliktet til å ivareta sikkerhet og konfidensialitet, å behandle opplysningene etter våre instrukser og å stille de samme kravene til sine underleverandører.

Overføring utenfor EØS. Kajabi er et amerikansk selskap, og opplysninger kan derfor bli behandlet i USA. Slik overføring skjer på grunnlag av EUs standardkontraktsklausuler eller annet gyldig overføringsgrunnlag etter personvernforordningen.

Andre tilfeller.

Omorganisering eller salg. Dersom virksomheten eller deler av den blir omorganisert eller solgt, kan personopplysninger bli overført til den nye eieren, som da overtar forpliktelsene i denne erklæringen.

Vi kan også gi personopplysninger videre når du uttrykkelig har bedt om det, når det er nødvendig for å gjennomføre et seminar eller en øvelse som en annen part er vertskap for, eller når vi er pålagt det etter lov eller forskrift, for eksempel overfor offentlige myndigheter.

Lagring og sletting

Vi oppbevarer personopplysninger bare så lenge vi trenger dem for formålet de ble innhentet for, eller så lenge loven krever. Henvendelser som ikke fører til avtale, slettes innen ett år. Opplysninger knyttet til en avtale lagres så lenge avtalen løper og deretter så lenge dokumentasjons- og regnskapskrav krever, før de slettes eller anonymiseres. Kontaktinformasjon på e-postlister beholdes til du avslutter abonnementet eller ber oss slette den.

Markedsføring og nyhetsbrev

Vi sender deg bare markedsføring og nyhetsbrev på e-post dersom du har samtykket til det, eller dersom du har et kundeforhold til oss og loven tillater det. Har du valgt et abonnement, får du e-post når det er nytt innhold innen de temaene du har valgt.

Vi respekterer reservasjoner i Reservasjonsregisteret i Brønnøysundregistrene og driver ikke telefonsalg eller adressert reklame til personer som har reservert seg.

Du kan når som helst melde deg av ved å følge lenken i e-posten eller ved å kontakte oss. Når du melder deg av, kan vi beholde så mye informasjon som er nødvendig for å sikre at du ikke får flere utsendelser.

Dine rettigheter

Etter personvernforordningen har du rett til:

• innsyn i, og kopi av, personopplysningene vi har om deg;
• å få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet;
• å få opplysninger slettet når det ikke lenger er grunnlag for å beholde dem;
• å be om at behandlingen begrenses, og å få utlevert opplysningene i et vanlig format (dataportabilitet);
• å protestere mot behandling som bygger på vår berettigede interesse; og
• å trekke tilbake et samtykke når som helst, uten at det påvirker behandlingen som skjedde før samtykket ble trukket tilbake.

Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering som har rettslig virkning for deg eller på tilsvarende måte påvirker deg i betydelig grad.

Ta kontakt på post@orgsec.no dersom du ønsker å bruke rettighetene dine. Vi svarer uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager. Du kan også klage til Datatilsynet.

Barn

Tjenestene våre retter seg mot arbeidslivet og er ikke beregnet på barn. Vi innhenter ikke bevisst personopplysninger om personer under 18 år.

Endringer

Erklæringen oppdateres når behandlingen endres. Datoen øverst viser siste endring.

Ved vesentlige endringer varsler vi på nettstedet før endringene trer i kraft. Tidligere versjoner av erklæringen kan du få ved å kontakte oss.

Klage

Mener du at vi ikke behandler personopplysningene dine i tråd med regelverket, ber vi deg først kontakte oss, slik at vi kan rette opp feil og svare på spørsmål. Er du fortsatt ikke fornøyd, kan du klage til Datatilsynet.

Begreper

• Personopplysning: enhver opplysning som kan knyttes til deg som person, direkte eller indirekte.
• Behandlingsansvarlig: den som bestemmer formålet med behandlingen og hvilke midler som skal brukes.
• Databehandler: den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.
• Anonymiserte opplysninger: opplysninger som ikke lenger kan knyttes til en enkeltperson.
• Samtykke: en frivillig, spesifikk, informert og utvetydig viljesytring om at du godtar en behandling.

Spørsmål

Har du spørsmål eller kommentarer til denne personvernerklæringen, er du velkommen til å ta kontakt på post@orgsec.no.