Organisatorisk sikkerhet som fagområde.
Organisatorisk sikkerhet handler om hvordan virksomheter utvikler evnen til å forebygge uønskede hendelser, oppdage faresignaler og håndtere situasjoner som truer mennesker, verdier eller virksomhetens funksjon.
Fagområdet bygger på forskning om risiko, menneskelige feil, organisasjoners pålitelighet og håndtering av uventede hendelser. Gjennom flere tiår har ulike teoretiske perspektiver bidratt til å utvikle forståelsen av hvorfor kriser oppstår, og hva organisasjoner kan gjøre for å redusere risiko og konsekvenser.
Tre teoretiske perspektiver
Kriser som et latent potensial
Charles Perrow (1984) – Normal Accident Theory
Perrow viste hvordan alvorlige ulykker kan oppstå som en følge av kompleksiteten i moderne teknologiske systemer. Når systemer er tett sammenkoblet og feil kan påvirke hverandre på uforutsigbare måter, vil enkelte ulykker være vanskelige å forhindre, selv med omfattende sikkerhetstiltak.
Perspektivet utfordrer forestillingen om at alle hendelser kan forutses og forebygges gjennom bedre rutiner, teknologi og kontroll. Noe risiko er knyttet til selve systemets oppbygning.
Kriser kan forebygges gjennom organisatoriske barrierer
James Reason (1997) – Organisatoriske ulykker og barrieremodellen
Reason rettet oppmerksomheten mot hvordan organisatoriske forhold bidrar til at ulykker oppstår. Han skilte mellom aktive feilhandlinger og latente svakheter i organisasjonens systemer, ledelse og arbeidsprosesser.
Gjennom den såkalte sveitserostmodellen viste han hvordan flere sikkerhetsbarrierer kan svikte samtidig og åpne for at en hendelse utvikler seg til en ulykke eller krise.
Perspektivet innebærer at organisasjoner kan redusere risiko gjennom å identifisere sårbarheter, styrke barrierene og forbedre betingelsene for sikker oppgaveløsning.
Høypålitelige organisasjoner kan håndtere det uventede
Karlene Roberts (1990); Karl Weick og Kathleen Sutcliffe (2001) – High Reliability Organizations
Forskningen på høypålitelige organisasjoner viser hvordan virksomheter som opererer under krevende og risikofylte forhold, kan opprettholde høy sikkerhet og pålitelighet over tid.
Disse organisasjonene kjennetegnes blant annet av oppmerksomhet på svikt og faresignaler, evne til å utfordre forenklede situasjonsbilder, nærhet til den operative virksomheten og vilje til å la relevant kompetanse styre beslutningene.
Sikkerhet utvikles gjennom daglig praksis, organisatorisk læring, trening og kontinuerlig oppmerksomhet på forhold som kan true virksomheten.
Nye former for kompleksitet
Etter flere tiår med utvikling innen sikkerhet, risikostyring og beredskap har Perrows perspektiv fått fornyet aktualitet.
Virksomheter opererer i dag i et stadig mer digitalisert og sammenkoblet samfunn. Kunstig intelligens, digitale avhengigheter, komplekse leverandørkjeder og endrede geopolitiske rammebetingelser skaper nye former for usikkerhet.
Hendelser kan oppstå på tvers av teknologiske, organisatoriske og geografiske grenser. Feil, angrep eller forstyrrelser i én del av et system kan raskt få konsekvenser langt utover der hendelsen startet.
Dette innebærer ikke at forebygging har mistet sin betydning. Tvert imot blir det stadig viktigere å kombinere forståelsen av systemisk risiko med kunnskapen om organisatoriske barrierer, menneskelig handling og høypålitelige organisasjoner.
Organisatorisk sikkerhet handler derfor ikke om å eliminere all risiko, men om å utvikle organisasjoner som oppdager faresignaler, forebygger der det er mulig, handler når det er nødvendig, og lærer av det som skjer.
Dette er utgangspunktet for ORGSECs åtte grunnprinsipper.
Til grunnprinsippeneORGSEC grunnprinsipper
Alle nivåer må være forberedt
Hver enkelts vurderinger og handlinger kan få avgjørende betydning når noe skjer, uavhengig av hvor i organisasjonen vedkommende arbeider. Derfor må både den enkelte ansatte, teamene og ledelsen forberedes og trenes. Alle skal kjenne sin rolle, sitt ansvar og hvilke situasjoner de forventes å håndtere. Sikkerhet og beredskap er et organisatorisk ansvar. Derfor forbereder vi også alle nivå.
Gjenkjenn faresignalene før situasjonen eskalerer
Mange av hendelsene en organisasjon kan møte, lar seg beskrive på forhånd, enten de skyldes ulykker, teknisk eller menneskelig svikt, tilsiktede handlinger eller forhold som truer tilliten til virksomheten. Ved å kartlegge mulige hendelser, utviklingsforløp og tidlige faresignaler kan organisasjonen forberede seg på å oppdage og håndtere dem. Den enkelte må forstå hva som hører til normal drift, hva som er et avvik, og hva som krever eskalering. Samtidig må organisasjonen være forberedt på at hendelser kan utvikle seg annerledes enn forventet.
Vurder risiko på en strukturert måte
Risikovurdering handler ikke bare om å liste opp alt som kan gå galt, men om å forstå hva organisasjonen skal beskytte, hvilke trusler og farer verdiene er utsatt for, og hvor organisasjonen er sårbar. Mulige konsekvenser og sannsynlighet vurderes der det er relevant, slik at tiltak kan prioriteres ut fra risiko og betydning. Målet er å bruke ressursene der de reduserer sårbarheten og styrker organisasjonens evne til å forebygge og håndtere hendelser.
Forbered den enkelte mentalt
Mennesker handler ikke nødvendigvis slik de har planlagt når tidspress, usikkerhet og stress øker. Derfor må forberedelsene også omfatte mentale gjennomganger av mulige situasjoner, egne oppgaver og nødvendige beslutninger. Slik kan den enkelte utvikle større trygghet, gjenkjenne relevante signaler og lettere hente frem hensiktsmessige handlingsalternativer når situasjonen oppstår. Mental forberedelse er en del av organisasjonens beredskap, ikke en erstatning for planer og øvelser.
Ta initiativ, etabler ledelse og mobiliser andre
I kritiske situasjoner kan usikkerhet om ansvar føre til en menneskelig respons der man venter på at noen andre enn den som står nærmest situasjonen, skal handle. Derfor må den enkelte ansatte vite når det er nødvendig å ta initiativ, varsle og mobilisere. Den som leder håndteringen, må sikre koordinering og aktivt trekke inn nødvendig kompetanse og støtte, både fra egen organisasjon og fra samvirkeaktører.
Bygg håndteringsevne gjennom systematisk trening
Organisasjoner utvikler håndteringsevne gjennom gjentatt trening med tydelige læringsmål, gradvis økende belastning og varierte scenarioer. Gjentakelse gir erfaring og trygghet, mens variasjon utvikler mønstergjenkjenning, fleksibilitet og evnen til å oppdage når situasjonen skiller seg fra det normale eller forventede. Målet er at alle ansatte, uavhengig av stilling og fysisk lokasjon, skal kunne samhandle og ta gode beslutninger også når informasjonen er mangelfull og tiden knapp. Det samme er tilfellet der informasjonen er målrettet feil.
Kommunikasjonen skal bygge tillit og samarbeid
Hva organisasjonen kommuniserer, når den gjør det, og til hvem, påvirker hvordan hendelsen forstås og håndteres. Kommunikasjon må derfor planlegges og trenes som en integrert del av beredskapen. Det skal være tydelig hvem som informerer ansatte, berørte, samarbeidspartnere, myndigheter og offentligheten. Åpen kommunikasjon skal bidra til situasjonsforståelse, trygghet, koordinering og tillit, også når organisasjonen ennå ikke har alle svarene.
Krisen er ikke over når hendelsen er det
Når den akutte hendelsen er avsluttet, fortsetter organisasjonens ansvar. Berørte medarbeidere og andre involverte må ivaretas, konsekvenser følges opp og håndteringen evalueres. Oppfølgingen må omfatte både menneskelige, operative og organisatoriske forhold. Erfaringene skal brukes til å forbedre rutiner, planer, beslutningsprosesser og trening. En organisasjon utvikler ikke håndteringsevne bare ved å oppleve hendelser, men ved systematisk å lære av dem.
Fire nordiske beredskapsprinsipper
Ansvar
Den som har ansvaret i hverdagen, har det også i krisen. Derfor trener vi dem som faktisk skal lede.
Likhet
Organisasjonen håndterer krisen så likt hverdagen som mulig. Derfor kartlegger vi den slik den er.
Nærhet
Krisen håndteres på lavest mulig nivå. Derfor får alle ansatte programmene, ikke bare ledelsen.
Samvirke
Ingen håndterer en krise alene. Derfor kartlegger vi hvem dere trenger, og hvem som trenger dere.
Ansvar, likhet, nærhet og samvirke er prinsippene det norske beredskapsarbeidet hviler på. ORGSEC bruker dem som rettesnor for hvem som trenes, hvordan kartleggingen gjøres, og hvem som må kjenne hverandre før noe skjer.
Fra fagområde til tiltak
Perspektivene forklarer hvorfor kriser oppstår og hva som skiller organisasjoner som håndterer dem fra dem som ikke gjør det. ORGSEC er forsøket på å gjøre det om til tiltak som kan gjennomføres i en vanlig virksomhet gjennom et vanlig år: kartlegging som viser hvor vilkårene mangler, kunnskap som gir den enkelte det han eller hun trenger, øvelser som lar ledergruppen møte det samme scenarioet med økende press, og trening som gjør at det som skal gjøres, sitter før det trengs.
Om ORGSEC-metodenBeskriv situasjonen, så sier vi hvordan vi kan bidra.
Skriv til oss på post@orgsec.no. Vi svarer på e-post, og dere trenger ikke å avtale et møte.
